Usare la posta elettronica

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Un piccolo vademecum, non esaustivo, per un utilizzo almeno “accettabile” delle e-mail.

Usa l’oggetto e usalo bene. Tu forse mandi dieci mail all’anno, ma chi ne riceve un milione deve pur districarsi in qualche modo e l’oggetto è fondamentale. Il mio istinto nelle mail senza oggetto o con oggetto “mail” è di vaporizzarle.

La cortesia. La mail non è esente dalla buona educazione. Saluta, scrivi chi sei al fondo della mail (la mail bimbobello77@gmail.com non mi dice affatto chi tu sia), i “per favore”, “grazie” non sono a pagamento. Non usare il tutto maiuscolo (equivale ad urlare)

Scrivi in italiano, o almeno capibile. La punteggiatura, la grammatica, i concetti. Io che leggo devo poter capire cosa mi vuoi dire. Non è un SMS, usa bene le “c”, le “h” e scrivi le parole per esteso. Le mail con scritto “cmq”, “xò” o “anke” non sono accettabili.

Modera gli allegati. In una lettera non ci metteresti mai un panzerotto fritto, la stessa cosa vale per gli allegati nelle mail. Evita file più grandi di 5MB (usa altri servizi), se sono tanti file la compressione ZIP non è vietata, ma incoraggiata. I software sono persino gratuiti.

Impara ad usare la Copia Nascosta. Se devi mandare una comunicazione a molte persone che tra di loro non si conoscono metti i destinatari nei campi “Ccn” o “Bcc” (a seconda del programma di posta), così continueranno a non conoscersi.

Evita l’inoltro sconsiderato di notizie eclatanti senza fonti o eccessivamente strane, idem per i “bellissimi e pucciosissimi” PPT da ventordici MB

Leggi il testo dei Mail Delivery Subsystem, c’è sempre scritto perché la mail non è stata consegnata, basta conoscere un po’ di inglese

Non telefonare dicendo “ti ho mandato una mail”, se l’hai mandata, arriverà e il destinatario la leggerà.

Il cestino è il cestino. Non è un archivio di tutte le tue mail più importanti. Per quello fai una cartella chiamata “mail importanti”

L’archivio delle mail potrebbe essere importante, ma pensaci, quante volte nell’ultimo anno hai guardato le mail di 6 anni fa? Ecco, puoi anche cancellarle e noterai che il tuo client di posta avrà prestazioni eccellenti senza dover cambiare PC

La mail non è una chat, se devi fare comunicazione tipo  chat usa i prodotti appositi. Per lo stesso motivo il destinatario potrebbe risponderti dopo qualche ora o qualche giorno, se ti serve una risposta veloce, usa un altro mezzo. Infine ricorda che la mail non è consegnata nell’attimo in cui viene inviata, il loro trasporto in Internet è un po’ complesso e a volte potrebbe metterci più del previsto.

Nota importante, da leggere prima di commentare

Questo è un blog scritto per passione, non fornisco quindi risposte di tipo professionale, se avete bisogno di un aiuto tecnico rivolgetevi ad un professionista di fiducia, non offendetevi se mi astengo dal rispondere. Vi ringrazio per la comprensione.

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