Migliorare l’utilizzo di Gmail

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Uso Gmail da quando è stata lanciata e si poteva accedere solo con invito. Da quel momento è passata un sacco di acqua (bit) sotto i ponti (router), la casella di posta di Google ha avuto una enorme evoluzione e la uso tutt’ora con grande soddisfazione, al punto da aver preso il servizio a pagamento, senza pubblicità e con 30GB di spazio su Google Drive. La uso con soddisfazione anche in ufficio e consiglierei a tutti di passare a Gmail anche per la posta aziendale (no, non mi hanno pagato per scrivere questo)

Da tempo al uso sul telefono cellulare e per evitare di essere infastidito dai troppi “biip” dovuti a mail magari poco importanti, ma che mi interessa leggere, ho pensato che, dopo essere riuscito a configurare la mail per rendermi ancora migliore l’utilizzo, poteva essere interessante condividere un po’ di trucchetti per avere una casella di posta quasi intelligente.

I Labs!

Non sono funzioni supportate ufficialmente, ma sono in grado di cambiare l’utilizzo della vostra casella di posta. Io uso questi:

  • Annulla invio (vedi dopo)
  • Icona messaggi da leggere. Modifica la favicon di Gmail mettendo quante mail sono da leggere
  • Anteprima di maps negli indirizzi contenuti nelle mail

Quando sei in Copia

Sovente arrivano mail nelle quali si è in copia conoscenza, pertanto nessuno si aspetta una risposta da te, ma è importante che tu abbia letto la mail per esserne informato. Come identificare immediatamente queste mail?

Create un filtro e nella casella “contiene le parole” mettete “cc: tuamail@tuodominio.com”, nel secondo passaggio del filtro spuntate la voce “Applica l’etichetta” e createne una nuova che chiamate “cc” (o come vi pare), applicate il filtro a tutte le conversazioni corrispondenti ed il gioco è fatto. Tutte le mail in cui siete in copia avranno etichetta “cc”, la colorate di un bel colore acceso ed ecco sistemata la prima grossa parte delle mail

Le newsletter silenziose

Non tutte le newsletter vengono per nuocere. Ma arrivano agli orari più disparati e non è necessario essere informati tempestivamente, le leggerete quando sarete davanti al PC, con calma.

Aprite la mail, dal menu “Altro” selezionate “filtra i messaggi di questo tipo”, verrà creata la bozza di un filtro con il mittente, di solito questo basta ad identificare la mail, al passaggio sucessivo spuntate la voce “Segna come già letto” ed eventualmente applicate un’etichetta del tipo “Newsletter”.

Facile! Da ora in poi nessuna notifica sul telefono quando arrivano le newsletter, ve le troverete in posta in arrivo, segnate come lette, ma con l’etichetta apposita

Lo spam falso positivo

Purtroppo capita che una mail che non sia spam venga identificata come tale e quindi messa nell’apposita cartella, non ve ne accorgete e la mail è persa. Andate nella gestione etichette, al fondo, cercate la cartella “Spam” e fate click su “mostra se non letti”, ed eccola lì fare capolino tra le etichette solo se ci sono mail da controllare.

Rispondi a tutti

Quando arriva una mail con un po’ di persone in copia è bene che tutti leggano la risposta, per non dimenticarmi ho impostato nelle “opzioni ->  comportamento predefinito per la risposta” il flag a “Rispondi a tutti”

Ci ho ripensato

Fatto click su “invia” e un secondo dopo avete pensato “nooo! ho dimenticato di scrivere una cosa importante”. Risolto, “Opzioni” ed abilitate “annulla invio”. All’invio di ogni mail avrete qualche secondo (deciso nelle opzioni) per ripensarci ed annullare.

Albero etichette troppo complesso

Capita di avere alberi delle etichette molto strutturati, con parecchia indentazione verso destra, questo impedisce di leggere per esteso tutte le etichette, sopratutto quelle più annidate. ma la larghezza della barra contenente le etichette non è modificabile. Se usate Chrome e non usate lo zoom dei caratteri (se fate zoom si incarta tutta la visualizzazione), questa estensione fa per voi

Chrome sempre con me

Volete usare Gmail su PC che non sono vostri, su cui non è installato Google Chrome e dove non volete che restino tracce delle vostre attività? Semplice ed economico. Procuratevi una chiavetta USB, poi scaricate Google Chrome Portable ed installatelo sulla pennetta USB. A questo punto, da qualunque PC (Windows) potete aprire ed usare Chrome dalla chiavetta USB, senza lasciare tracce sul PC che state usando.

Nota importante, da leggere prima di commentare

Questo è un blog scritto per passione, non fornisco quindi risposte di tipo professionale, se avete bisogno di un aiuto tecnico rivolgetevi ad un professionista di fiducia, non offendetevi se mi astengo dal rispondere. Vi ringrazio per la comprensione.

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