Questo articolo è stato pubblicato 1 anno 11 mesi 28 giorni giorni fa quindi alcuni contenuti o informazioni presenti in esso potrebbero non essere più validi.

Se il tuo attuale provider di posta non ti piace, perché ad esempio ha un disservizio di due o più giorni consecutivi e non ti permette di lavorare*, sei sempre in tempo a cercare un provider più serio dove migrare la tua posta.

(Se siete su Libero, questo lavoro lo potete fare quando il servizio torna, ovviamente)

Ma prima lasciatemi dire due cose sulla casella di posta elettronica.

A mio personale parere, che può differire dal parere di altri, la posta elettronica, soprattutto se usata a fini aziendali, deve avere alcune caratteristiche importanti.

La prima è che deve essere priva di pubblicità, la seconda è che dovrebbe avere il dominio registrato dall’azienda che la utilizza.

Per rispettare questi due vincoli si cade per forza su un sistema di posta elettronica a pagamento, unico che ti permette di avere le caselle di posta con il proprio dominio.

I sistemi di posta elettronica sono i più disparati, ce ne saranno a decine nel mondo è non è questo il posto per analizzarli uno ad uno, qualche tempo fa ho fatto una puntata di Pillole di Bit, il mio podcast di tecnologia, dove analizza alcuni tra i più comuni sistemi di posta professionali sotto il punto di vista del costo e delle funzionalità.

Ecco, del costo. Per avere una casella di posta professionale, che si usa per lavoro, è necessario avere un servizio per il quale si paga un abbonamento e per il quale in cambio si ha un livello di servizio in un contratto.

Fatta la vostra scelta, avrete due mail. La vecchia e la nuova, tutti scriveranno alla vecchia e voi volete che:

1. Le mail arrivino alla nuova
2. Le persone siano informate che la casella di posta da usare è la nuova e non più quella vecchia, così da aggiornare la propria rubrica

Prima cosa da NON fare. Evitate assolutamente di mandare una mail a tutti i vostri contatti (magari tutti nel campo A o CC così tutti vedono tutti) dando la nuova mail. Non serve.

Accedete al pannello di controllo via web della casella di posta che volete abbandonare e cercate le opzioni. In ogni servizio di posta sono in un posto diverso, purtroppo.

A questo punto ci sarà un’opzione con Inoltro o inoltro automatico.

Qui impostate che tutte le mail in arrivo vengano inoltrate alla vostra nuova casella di posta e che non vengano salvate sulla casella di posta da dismettere (c’è una spunta di solito che dice “cancella mail dopo averle inoltrate”). Questo serve per evitare che, non scaricando più la posta dalla vecchia casella, questa si riempia.

Fate un test. Mandate una mail alla vecchia casella, dovrebbe arrivare alla nuova. Se non arriva andate a controllare le impostazioni, se avete impostato male l’inoltro e avete selezionato di non salvare, perderete tutte le mail inoltrate.

Adesso tutte le mail che arrivano alla vecchia mail verranno inviate alla nuova mail.

Ora si deve avvisare che la mail è cambiata. Sempre nelle impostazioni andate a cercare l’autoresponder, quello che solitamente mettete quando siete in vacanza, lo attivate senza scadenza e mettete un testo del tipo

“Buongiorno, ti informo che la mia casella di posta è cambiata, quella nuova è pippo@dominio.com. Per cortesia aggiorna la tua rubrica. Non è necessario inviare nuovamente la mail che mi hai appena mandato, mi è arrivata lo stesso.
Grazie”

Adesso fate di nuovo una prova. Mandate una mail, ovviamente da un terzo account, alla mail vecchia. Il messaggio dovrebbe arrivare alla casella nuova e al mittente del messaggio dovrebbe tornare la risposta automatica del cambio di casella.

Fatto, potete dimenticarvi di avere la casella vecchia, se non per andare a consultare l’archivio delle vecchie mail, nel caso in cui vi dovessero servire. Oppure le prendete dal vostro backup. Perché avete un backup della vostra posta, vero? Se no, fatelo subito e tenetelo aggiornato.

Ciao! Grazie per aver letto questo post!
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