Avere cura dei propri dati

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Parto da un articolo letto sul giornale, che a causa di un furto, Bebe Vio, la nota fiorettista, ha perso la tesi alla quale stava lavorando da mesi.

Perdere dati è sempre un dramma, quando sono importanti è peggio. Il livello dell’importanza ogni persona o azienda lo dà in base al danno che questa perdita genera (tempo perso, mancanza di una consegna, perdita di un cliente, fermo della produzione, …).

Per mitigare il rischio, oltre a cercare di non perderli, è necessario provvedere ad avere una o più copie di questi dati, in questo caso si parla di backup.

Se vi piace ascoltare le cose invece che leggerle, ho parlato diffusamente di backup sul mio podcast, Pillole di Bit, nelle puntate 37, 159, 184, 204 e 271.

Per quelli affezionati alla carta, che credono che il digitale sia più pericoloso, vorrei ricordare che a seguito di un incendio di un archivio cartaceo o di un appartamento, tutto quello che era su carta come documenti o album fotografici è irrimediabilmente perso per sempre, tutto quello che è in digitale, se salvato altrove, si recupera. Nessuno ha un doppio archivio dei documenti o doppi album fotografici delle fotografie degli anni precedenti all’avvento dalla fotografia digitale.

Prima cosa da fare: identificare i dati da tenere al sicuro.

Questo implica che si conoscano i propri dati, che si sappia quanto spazio occupano e dove stiano. Non è semplice, ne sono consapevole.

Visto che il backup ha un costo, fare il backup di tutto, magari mettendoci dentro roba inutile, non ha senso.

Ha senso fare un backup del sistema operativo, da ripristinare in caso di crash del sistema, questo sì, ma non ha senso metterlo in cloud. Di questo parliamo dopo.

Secondo step: decidere dove mettere i dati

La regola dei puristi del backup è la 3-2-1.
3 copie,
su 2 supporti diversi,
di cui 1 off-site.

La regola a corollario è che tutto questo va fatto in modo automatico, che se lo si deve fare manualmente ci si dimentica e tutto il lavoro diventa inutile.

Lavorare su una cartella si uno dei servizi cloud (Google Drive, iCloud, Dropbox, …) è una buona idea. Ogni salvataggio viene sincronizzato sui server del fornitore e se il PC viene perso/distrutto/rubato, la copia sta lì.

Ma se arriva un ransomware o qualche altra schifezza che fa danni sui file, o se si fa un salvataggio fatto male, questo si replica anche sul servizio remoto. C’è il versioning, ma non sempre salva la vita del file e non sempre è funzionale, se il malware vi cripta 10.000 file, andare a recuperarli tutti con il versioning è un po’ un problema. In più potrebbe succedere che quel servizio cloud nel momento del bisogno non sia disponibile per un vostro problema (password, account rubato, connettività) o per un problema del fornitore, tutti i fornitori di servizi cloud non garantiscono il 100% di uptime. E la sfiga ci vede molto bene.

È bene avere una copia dei vostri dati su un dispositivo comodo, ma scollegato dai servizi cloud, come un disco di rete, con un software che faccia backup a intervalli regolari. La scelta migliore è un NAS a casa. Costa? Sì. Quanto costa perdere la sessione di laurea o tutte le foto di anni di viaggi? Molto di più.

Il NAS però è statico e non potete portarvelo via. Perché portarlo via? Perché poi capita che succede il dramma dove vivete (pensare al backup porta a pensare ai disastri, ma non è detto che debbano capitare per forza, nessuno pensa che gli possano rubare il portatile, poi capita) e il NAS va perso.

Per questo è bene avere una copia su un disco USB che ogni tanto collegate al NAS e poi portate da un’altra parte, nel cassetto dell’ufficio, a casa della nonna e così via.

Ovviamente più dati avete, più gli spazi di cui parliamo devono essere grandi e costano, per questo dicevo prima di capire quali dati vanno messi al sicuro.

Terzo Step: copiare i dati

La copia dei dati va fatta con software automatici che fanno queste attività in modo pianificato, voi dovete solo controllare regolarmente, con dei reminder sul telefono, la corretta esecuzione. Vi lascio un po’ di link.

  • Veeam Agent funziona bene per backup di Windows e Linux
  • Time Machine integrato va bene per il Mac
  • Rclone, via riga di comando, muove di dati da/per/tra servizi cloud

Quarto step: sapere dove sono i dati

Avete tutti i vostri dati e i vostri backup in giro, ma se vi si scassa qualcosa, sapete come recuperarli e il recupero funziona? Fate delle prove. Scegliete un file di una certa data e andate a cercarlo, se lo trovate, lo recuperate e funziona siete a posto. Se non funziona, il backup è inutile, rivedete tutto.

Tutto bello, ma io non capisco un tubo e non voglio fare la fine di quello che perde tutto, mi aiuti?

Puoi contattarmi per una roba seria, oppure, puoi fare così:

  • Abbonati a un servizio online abbastanza capiente, come Google One, Dropbox o Apple One, o altri a vostra scelta (io uso Google Drive e mi ci trovo molto bene, non uso MS office e i documenti li scrivo nella loro piattaforma, poi faccio regolarmente Takeout ogni qualche mese).
  • Installa il loro client sul PC e lavora sempre nella cartella sincronizzata.
  • Compra un disco USB (a piattelli o SSD a tua scelta), meglio 2, ancora meglio, un disco USB e un NAS. Scegli dischi di adeguate dimensioni, il NAS con almeno due dischi e configurali in RAID1. I dischi devono tenere il contenuto del tuo disco di sistema e un po’ di versioni, abbonda un po’.
  • Se hai un Mac configura TimeMachine per fare backup sul/sui dischi USB o sul disco e sul NAS.
  • Se hai Windows/Linux configura Veeam per fare backup sul/sui dischi USB o sul disco e sul NAS (fai l’immagine di recupero e tienila sul disco di backup, pronta per essere usata, ti servirà un PC di appoggio in caso di crash del PC).
  • Tieni il disco USB da qualche altra parte e almeno una volta a settimana collegalo al PC e fai fare il backup del PC lì sopra (TimeMachine e Veeam lo fanno appena vedono il disco collegato).
  • Una volta al mese prova il restore di un file.

E se sto facendo la tesi?

  • Lavora in una cartella sincronizzata con una servizio cloud.
  • Mantieni una copia aggiornata tutte le sere su un disco che non terrai MAI insieme al computer con il quale ti muovi
  • Ogni settimana, almeno, fai una copia di tutto il materiale e archivialo su un altro disco, per non toccarlo più, in modo da avere un archivio di vecchie versioni alle quali attingere in caso di necessità
  • Cerca di mantenere in certo ordine tra cartelle, copie di backup e archivi
  • Non tenere il backup nello stesso posto della versione su cui lavori, è inutile.

Il backup costa? Sì.
Perdere i dati potrebbe costare molto di più.

Le chiavette USB e i supporti ottici come i DVD non sono assolutamente supporti adatti a tenere dati importanti che non devono essere persi.

Ciao! Grazie per aver letto questo post!
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